大阪 あーかいぶず第31号

目　　　次
デジタルアーカイブの一翼を担うために　…………………………………………… １頁
全史料協近畿部会10周年記念セミナー「市町村合併による行政文書のゆくえ」　５頁
江之子島庁舎時代の主な行政文書の紹介（その２）………………………………… ６頁
大手前庁舎（現府庁舎）における主な行政文書の紹介（大正15年から昭和21年） ７頁
平成14年度企画展・歴史資料教室をふりかえって ………………………………… ８頁
第３１号
平成1５年３月
大阪府公文書館

デジタルアーカイブの一翼を担うために
－文書のライフサイクルの中で、電子文書の収集と、保存・提供の試み－　矢野利宇子
はじめに
　念願の大阪府公文書館システム（歴史的文書管理システム）が平成15年4月より稼動することになりました。これ
により、インターネット上で、大阪府公文書館が所蔵する歴史的文書資料類の目録情報の検索ができるだけでな
く、将来的には電子文書・電子資料の閲覧も可能となります。
大阪府公文書館システムは、平成13年9月から始まった開発の中で、「大阪府行政文書管理システム」の歴史的
文書管理部分を受け持つサブシステムとして位置づけられ、文書のライフサイクルの一端を担うこととなりました。
行政文書管理システムから目録情報、電子文書の引渡しを受け、公文書館システムで歴史的文書として保存し、
公開可能な歴史的文書については、インターネットを通じて閲覧が可能となる仕組みを実現しようとするものです。

●行政文書管理システムの概要
　庁内における文書の取得、起案・決裁、保管・保存、廃棄に至る文書のライフサイクル全般を管理するシステム
で、電子府庁（ｅ－ふちょう）構想のひとつの柱である「シェイプアップ府庁」の基幹システムとして位置づけられてい
ます。
文書事務の省力化・迅速化、知識・ノウハウの共有化、ペーパーレス化の推進、情報公開への迅速な対応を実現
するシステムです。電子起案・電子決裁機能と紙文書も含めた保管・保存機能をベースとしたシステムで、公文書
館システムと情報公開システムに連携しています。

●公文書館システムの稼動にともなって
　まず、選別・収集の方法が大きく変わります。これまでは、各室課で保存されている文書の保存期限が満了する
と、各室課で廃棄決定された後、各室課から廃棄決定した文書が歴史的文書に該当するか否かの照会がありまし
た。この照会があった文書に対して選別・収集を行ってきました。
今後は、公文書館が歴史的価値があると判断する文書については、廃棄決定前に行政文書管理システムデータ
ベースに対し、事前選別チェック（仮選別）を実施します。チェックの入った文書が各室課で廃棄決定されると、公
文書館への引渡文書となり、簿冊目録、文書目録（件名目録）、電子文書、公開履歴情報が自動的に公文書館サ
ーバへ転送されます。
なお、議会、行政委員会、水道部については実施機関が異なるため、協議を行った上で収集することになります。
また、出先機関については行政文書管理システム導入後の対応となります。
選別収集の方法の変更に伴い、「歴史的文書資料類の収集及び保存に関する規程」（以下、「歴文規程」という。）
はシステム稼動に併せて改正する予定です。
　次に大きく変わる点は、インターネットを通じて公文書館所蔵資料の目録の検索と電子文書・電子資料の閲覧が
可能になるということです。将来は公文書館へ来館することなく、公文書館所蔵資料を利用していただくことができ
るでしょう。

●仮選別
　これまでは、保存期間が満了し廃棄決定された文書について、各室課からの照会を受け、リスト上で選別を行い
収集してきました。内容の把握できない文書については、文書の確認や電話での照会も行いましたが、すべての
文書に対して行うことは不可能でした。そのため、引渡しを受け、整理をする段階になって初めて、歴史的文書で
ないものがまじっていることに気付く事もありましたが、現行の歴文規程上受け入れたものはすべて登録せざるを
得ない、という状況でした。
　今後は、歴史的価値があると判断される文書については、廃棄決定前に行政文書管理システムのデータベース
に対し、仮選別を行います。保存期間満了予定の文書だけでなく、文書目録の全データに対して仮選別が可能と
なるため、府が保有する文書全体（公安委員会を除く）を見渡した選別、その時代の行政や社会情勢を反映する
文書の選別が的確に行えるようになります。また、仮選別された文書は各室課で現用文書としては廃棄決定され
た後、システム上では公文書館システムへの引渡処理の対象という扱いになります。
　
（仮選別）
簿冊目録 実体 歴文
○○○○○○○○ A.doc レ
◇◇◇◇◇◇◇◇ B.pdf 
△△△△△△△△ （紙） レ
□□□□□□□□ C.xls レ

●引渡
　仮選別された電子文書は、保存期間が満了し各室課で廃棄決定された後、簿冊目録、文書（件名）目録、公開
履歴情報と共に、行政文書管理システム管理メニューで設定されたスケジュールにより、定期的に公文書館システ
ムに転送されます。
　文書が紙媒体の場合は、目録情報、公開履歴情報が転送され、文書は別途収集します。
転送される電子文書は、作成時のオリジナルのファイルとAdobe Ｐdfに変換されたオリジナルファイル（allpage.pdf）
です。現用文書の時代に部分公開された経歴をもち、部分的にマスキングがほどこされたPDFファイルがある場合
はそのファイル（open.pdf）も転送されます。公開履歴情報はｃｓｖ形式で引き渡され、文書の公開・非公開の判断を
行う際に参照することができます。
また、現用文書の時代にインターネット上で公開されていた文書が引き渡されると、公文書館システム内では公開
対象の文書として扱われ、登録と同時に情報公開サーバに転送されます。

●本選別
　行政文書管理システムから引き渡された目録情報、電子文書、公開履歴情報は一旦公文書館システム内で、引
渡データとして仮置きされます。ここからが公文書館システムの業務となります。
本選別では、公文書館職員がこの引渡データから簿冊単位にデータを呼び出し、電子文書あるいは紙媒体の文
書の内容を確認しながら、歴史的文書に該当するか否かの判断を行います。歴史的文書と判断した場合は、引き
渡されたデータを歴史的文書データベースに取り込み、該当しないとした文書は廃棄処分の対象となります。

●登録と保存
　歴史的文書データベースに取り込んだ目録情報に保存管理や利用のために必要な情報を付加することで登録
が完了します。
登録にはインターネットで提供する目録情報、電子文書・電子資料を情報公開サーバに送信する機能も含まれ、
情報の即時提供、即時更新を可能にしています。
 
●システム全体図

 
本選別の段階では簿冊単位に括ってあったデータが、ここに来るとファイル単位に分割され、個々に登録番号が
付与されます。基本的には親簿冊となるフォルダと紙媒体のファイル数分の簿冊目録に分割され、それぞれの簿
冊目録に、請求記号（簿冊単位）、配架場所等の情報を付加し登録します。紙媒体のファイルを電子の親簿冊と関
連づけて管理し、利用に供するための仕様です。
部分公開を行うための電子文書のマスキング、公文書館で受け入れた行政資料等の登録もこの段階で行いま
す。
　登録の完了した電子文書・電子資料は公文書館サーバで、紙媒体その他の資料は請求記号と登録番号のバー
コードを印字したラベルを貼付し、それぞれの場所に配架し保存することになります。

●検索と利用
　公文書館の所蔵資料はインターネットにより大阪府のホームページから検索することができます。公文書館で所
蔵している行政文書の簿冊目録と件名目録、古文書、行政資料等、公文書館で所蔵している資料の一元的な検
索ができます。また、『大阪府公報』目次は明治期の検索が可能です。
　行政文書管理システムの稼動後作成された電子文書が公文書館に引き渡されるのは数年後になります。当面
は紙媒体の文書の利用が中心となりますが、インターネット上で検索し目的の文書があれば、閲覧が可能かどう
かの問い合わせをしていただいた上で来館していただくことにより、公文書館に出向いたが文書は非公開で閲覧
することができなかったという事態を避けることができます。
公開できる紙媒体の簿冊については、「この簿冊は閲覧可能です。」と表示してあります。公開可能な電子文書の
場合は、件名詳細画面に文書閲覧というリンクが作成され、クリックするとPDFファイルが開きます。

●デジタルアーカイブの一翼を担うために
　平成15年度には、明治期からの『大阪府公報』を第１号からマイクロフィルムに撮影すると同時に電子化も行い
ます。ＰＤＦファイル化した『大阪府公報』を公開サーバに転送することにより、インターネット上での目録の検索とあ
わせて、閲覧も可能となるように計画しています。

●おわりに
　公文書館システムへの電子文書・目録の引渡方法・仕様等、こまやかな気配りをしてくださった法制文書課法
規・管理グループの皆さん、数々の要望を実現していただきましたシステム開発担当のエンジニアの方々、緊急地
域雇用創出特別基金事業で、手書きの目録を丁寧に電子化してくださった方々と真夏に書庫で文書の棚卸をして
くださった彼女たち、その他ご協力いただいた皆様、心から感謝をこめて、ありがとうございました。

全 史 料 協 近 畿 部 会 １０ 周 年 記 念 セ ミ ナ ー
「市町村合併による行政文書のゆくえ」
全国歴史資料保存利用機関連絡協議会（全史料協）の近畿部会は、当公文書館が立上げに関わって平成５年度
に設立され、今年度１０年目を迎えました。
 去る平成１５年１月２３日木曜日に、大阪市立中央図書館において、現在、市町村の合併に向けた動きが急を告
げている状況から歴史資料保存にかかる重要課題「市町村合併による行政文書のゆくえ」をテーマに、１０周年記
念セミナーが開催されました。この概要について紹介します。

■　報　告
　島田竜雄氏（元箕面市職員）が「町村合併による旧村行政文書のゆくえ－大阪府箕面市の事例―」、平田豊弘
氏（熊本県本渡市天草アーカイブズ）が「２１世紀の地域創造と天草アーカイブズ」、安藤福平氏（広島県立文書
館）が「市町村合併と公文書保存」というテーマでそれぞれ報告を行いました。
　島田氏は、昭和31年に箕面市が誕生するまでに、旧村である箕面村、萱野村、止々呂美村、豊川村の役場の行
政文書がどのように移管・保存されたのか、現在の管理はどうなのかを報告しました。この中で、島田氏は、箕面
市で市史編纂に携わった経験を踏まえて、行政文書の一元的管理と集中保存の必要性、行政文書を歴史資料と
して扱うことの重要性を指摘しました。
　平田氏は、平成１４年４月にオープンした「天草アーカイブズ」設置の経緯と基本理念、天草２市１３町の行政文
書の管理状況等について報告しました。この中で、平田氏は、天草アーカイブズが「市民による地域文化創造の拠
点に」、「より開かれた市政運営をめざして」、「情報資源を活かした高度な行政の実現を」という３つの基本理念を
もとに設立されたこと、市職員に対して文書保存の重要性の啓発に努めたことについて述べ、さらに、昨今の市町
村合併の動きに伴い古い行政文書の破棄が進んでいるのではないかという懸念を表明しました。
　安藤氏は、広島県内の過去の市町村合併において、公文書がどのように扱われてきたかを報告し、今後の合併
に向けて公文書をどのように扱っていけばいいのかを提言しました。この中で、安藤氏は過去において合併に伴う
本庁と支所の統廃合や旧庁舎の建替えによって多くの公文書が破棄されたり保存が不十分であったこと、今後の
合併の際には、過去の教訓を活かして各市町村で文書管理の協議をすすめ新しい管理システムの構築を行い文
書の保存に努めること、そのためには文書管理を行う主務課の役割が大きいことなどを強調しました。

■　パネルディスカッション
　報告者の島田、平田、安藤の三氏の他に、コメンテーターとして小松芳郎氏（松本市文書館）、松本吉之助氏（記
録・史料管理研究所）が加わり、会場の参加者と共にパネルディスカッションが行われました。その中で、合併に伴
ってどのような行政文書を残していくのか、その保存のガイドラインは何か、また、保存のための人員、場所をどの
ように確保していくのかなどについて議論が交わされました。

■　今回のセミナーを通して、過去の合併時の轍を踏まず、合併する市町村の貴重な公文書が安易に破棄された
り散逸したりすることがないように、合併後の市町村に円滑に引き継がれ、後世に引き継がれていくことの必要性
を再認識するとともに、その実現のためには担い手となる職員、関係者の並々ならぬ熱意が必要であると痛感し
ました。
 （高倉史人）

江之子島庁舎時代の主な行政文書の紹介（その２）
名称 　概要　 作　成　時　期
「形像及碑表台帳」 大阪府下の各警察本分署長や保安課の作成による石碑建設許可台帳。すでに建立されてい
る碑の調査結果も含まれている。 大正元年(1912)から昭和19年(194４)
「聖上陛下皇太后御不例以后書類」 明治天皇と昭憲皇太后の崩御の際に、国、大阪府、郡、町村の間で交換さ
れた文書を収録したもの。 大正元年（1912）から3年（1914）
「例規原書」 事務規程作成に関する案文、通牒、参考資料を収録したもの。 大正２年（1913）から14年（1925）
「Letters Oｆ Consuls & C」 領事館から大阪府に宛てられた書簡などを収録したもの。全部で5冊あるが、大正期の
ものは３冊。緑の表紙、革背で装丁されている。 明治38年(1905)から大正２年（1913）
「勤王篤行者調書」 明治維新において功績がありながら顕彰を受けていない勤王家に関する調書。 大正3年
（1914）から15年（1926）
「雑書綴」 国、大阪府、大阪市などで交換された様々な内容の文書を収録したもの。 大正７年（1918）から９年
（1920）
「大阪府会緊要書類綴」 当時の大阪府会に提出された報告書、建議案、調査報告書などを収録したもの。 大正8
年（1919）から9年（1920）
「事務引継書」 大正8年8月に大阪府内務部長が交代した時の事務引継書。 大正８年（1919）
「業務功程」 当時大阪府立農業試験場において行われていた業務概要や、米、麦、野菜、果物等の育成・品種改
良の状況などに関する文書を収録したもの。 大正９年（1920）から10年（1921）
「三部制廃止ニ関スル一件」 三部制（市部・郡部・連帯部）廃止の経過に関する一連の文書を収録。 大正14年
（1925）
「銀婚式ニ関スル書類」 大正天皇・皇后の銀婚式の際に、大阪府と郡の間で交換された文書を収録したもの。 大
正14年（1925）
「府庁舎定礎式一件書類」 大正14年9月5日に行われた大手前庁舎（現庁舎）の定礎式に関する文書。主に定礎
式係員の役割、定礎式への参加案内状などの伺い文を収録。 大正14年（1925）
「公私立中等学校程度以上学校」 当時の中学校、高等女学校、師範学校などの学校事務に関する文書を収録し
たもの。 大正14年（1925）
「御真影奉戴一件」  御真影を下賜するにあたって大阪府下の小学校から出された申請書を収録したもの。 大正
14年（1925）
「郡役所廃止一件」 郡役所廃止に伴う組織・事務の変更、人事などに関する文書を収録したもの。
 大正15年（1926）

大手前庁舎（現府庁舎）における主な行政文書の紹介（大正15年から昭和２１年）
名称　 概要　 作　成　時　期
「貴賓来阪一件」 当時の首相、大蔵大臣、内務大臣、農林大臣などの来阪に関する文書を収録したもの。 大正15
年（1926）から昭和5年（1930）
「土地区画整理 西平野」 西平野地区で行われた土地区画整理に関する文書を収録したもの。当時の土地区画整
理に関する簿冊は全部で６冊保存している。 昭和3年（1928）から11年（1936）
「御大礼献上綴」 大礼奉祝のために献上する物品に関する文書を収録したもの。 昭和3年（1928）
「時局匡救ニ関スル例規綴」 主に、農林水産業の促進のため国から出される助成金に関する例規を収録したも
の。 昭和5年（1930）から８年（1933）
「室戸台風水害義捐金一件」 昭和9年9月に大阪府に大きな被害をもたらした室戸台風の義捐金に関する文書を
収録したもの。 昭和10年（1935）
「満州国皇帝陛下奉迎一件」 昭和10年4月の満州国皇帝の来阪に関する一連の文書を収録したもの。 昭和10年
（1935）
「国府県道新設改築　泉北郡」 泉北郡を通過している道路の改修工事に関する文書を収録したもの。 昭和11年
（193６）から14年（1939）
「府会議員ニ関スル諸通知綴」 当時の府会議員に関する府会事務局や議事課などの文書を収録したもの。 昭和
11年（1936）
「鉄道軌道　南海鉄道」 南海鉄道が線路や駅の修理・変更などのために大阪府に提出した届や申請書を収録した
もの。この他に大阪市電、京阪、阪神に関する簿冊も保存している。 昭和10年（1935）から12年（1937）
「更新　専用漁業漁場図」 大阪湾沿岸の漁業組合が、漁業権存続のために大阪府に提出した申請書と附図を収
録したもの。 昭和13年（1938）
「飛行場建設事業関係」 「阪神国際飛行場」と「防空飛行場」の建設に関する文書を収録したもの。 昭和15年
（1940）
「防空緑地設定事業費起債ノ件許可稟議」 大阪の防空に備えるための緑地整備の起債に関する文書を収録した
もの。 昭和16年（1941）
「入学考査関係書類」 当時の中学校入学者の選抜方法に関する調査文書を収録したもの。 昭和17年（1942）
「第二次　建物疎開関係書類」 建物疎開とは、空襲の際の延焼を防ぐために、密集した建物の一部を取り壊して、
道幅を広くし空地を確保することであった。本簿冊は、昭和19年の建物疎開に関するもの。この他に３冊保存して
いる。 昭和19年（1944）
「知事事務引継書」 終戦後最初の知事である新井善太郎知事から松井春夫知事への事務引継書。終戦当時の
大阪府の事務状況が看取できる。 昭和21年（1946）

平成14年度企画展・歴史資料教室をふりかえって
【企画展】
平成１４年１０月１日から１０月３０日まで「公文書にみる大阪府庁舎の移りかわり　江之子島から大手前へ」という
テーマで、企画展を開催しました。多数の御来館をいただきましたことに、改めて御礼申し上げます。
今回の企画展では、府庁舎としては初めての本格的庁舎である「江之子島庁舎」の建設が明治５年（１８７２）に決
定されてから、ちょうど130年目の節目にあたるのを機に、府庁舎に焦点を当てました。
明治７年（１８７４）に、当時としては珍しい西洋建築で豪華な府庁舎が西区江之子島に新築されました。その後手
狭になったため、大正１５年（１９２６）に現在の中央区大手前の地に、関東大震災を教訓に耐震耐火建築のモダ
ンな新庁舎を建設し、移転しました。このような庁舎の変遷を府の公文書、写真、地図など、当館所蔵の資料を通
して紹介しました。
【歴史資料教室】
平成１４年１０月２１日・２３日・２５日の３日間、歴史資料教室を開催し、「古文書教室」と「歴史教室」をそれぞれ1
時間ずつ行いました。
まず「古文書教室」では、はじめて古文書に触れる人を対象に、当館所蔵の川中家文書（江戸時代の庄屋文書）
の中から借用証文などをとりあげて古文書の解読を行いました。続いて「歴史教室」では、企画展のテーマにそっ
て、大阪府庁舎の変遷と明治、大正、昭和にわたる当時の大阪の状況について紹介しました。

当館では今後とも、歴史資料として重要な公文書及び行政刊行物等の収集・保存に努め、今回のような企画展・
歴史資料教室を通して皆さんにとって利用しやすい、身近な公文書館となるよう努力していきたいと考えております
ので、一層の御協力、御支援をよろしくお願いいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　（松田ゆかり）

利　用　案　内
◆ 閲覧時間
・月曜日から金曜日　午前９時１５分から午後５時
◆ 休館日
・土曜日、日曜日、祝日及びその振替休日
・年末年始（１２月２８日から１月４日）
・毎月末日（土曜日の場合はその前日、・日曜日の場合はその前々日）
公文書館は、主に府が作成・入手した公文書や資料類のうち歴史的・文化的な価値があるものを保存し、広くみな
さんにご利用いただく施設です。
最寄駅
　阪堺電軌上町線帝塚山三丁目駅（徒歩３分）
　南海高野線帝塚山駅（徒歩６分）
　
大阪府公文書館　大阪あーかいぶず　第３１号　平成１５年３月１日発行
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